Fehlbestellungen vermeiden – mit vordefinierten Artikel-Sets
Wer viele Mitarbeitende, Standorte oder Teams hat, kennt das Problem in der internen Beschaffung: Je mehr Personen bestellen, desto größer die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Kleine Abweichungen summieren sich schnell – und aus Routine wird Chaos. Doch was, wenn Bestellungen einfach, einheitlich und fehlerfrei ablaufen könnten?
Ein falscher Helm, doppelte Sicherheitsschuhe oder vergessene Handschuhe? Im Geschäftsalltag kann schon eine kleine Unachtsamkeit beim Bestellen für großen Aufwand sorgen. Besonders dann, wenn viele Personen an verschiedenen Standorten Bedarf melden. Mit vordefinierten Artikel-Sets lassen sich solche Fehler zuverlässig vermeiden und der interne Bestellprozess wird nicht nur einfacher, sondern auch einheitlicher.
Interne Beschaffung, die planbar wird
Wenn neue Mitarbeiter:innen starten, muss es meist schnell gehen. Die Erstausstattung soll komplett, korrekt und rechtzeitig ankommen. In der Praxis läuft das meist noch über Excel-Listen, E-Mails oder mündliche Absprachen. Ein häufig daraus resultierendes Ergebnis: fehlende Artikel, falsche Klamotten oder doppelte Bestellungen.
Genau hier setzen wir mit unserer SaaS-Lösung SupplyCommerce an. Mit vordefinierten Artikel-Sets können Unternehmen häufig benötigte Produktsets einmal zentral definieren und dann immer wieder verwenden. Was sind vordefinierte Artikel-Sets?
Ein Artikel-Set kann man sich wie eine Einkaufsliste innerhalb der Plattform vorstellen. Diese Liste enthält alle Artikel, die für einen bestimmten Zweck, eine Abteilung oder eine Rolle benötigt werden – etwa für den neuen Baustellen-Start, das Lager oder das Büro.
Diese Listen werden meist vom Einkauf oder entsprechenden Administratoren gepflegt beziehungsweise angelegt. Wird jetzt eine neue Erstausstattung für den neuen Kollegen auf der Baustelle benötigt, kann das vordefinierte Artikel-Set – also in diesem Fall die Erstausstattung – ausgewählt werden, bei Bedarf kann noch die Menge angepasst und im Anschluss mit wenigen Klicks bestellt werden. Varianten-Artikel bei SupplyCommerce
Bei SupplyCommerce möchten wir den Einkauf natürlich so einfach wie nur möglich machen. Daher haben wir uns für die Integration von Varianten-Artikeln entschieden. Das heißt nach Auswahl der Erstausstattung kann direkt die passende Größe oder Ausführung ausgewählt werden. Etwa die Sicherheitsschuhe in Größe 43 oder die Arbeitsjacke in Größe L. Dadurch ist sichergestellt, dass die Bestellung individuell korrekt ist, ohne dass der Prozess dadurch unnötig komplizierter wird.
Welche Vorteile bieten vordefinierte Artikel-Sets für mein Unternehmen?
Mit vordefinierten Artikel-Sets behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Bestellungen und sparen dabei Zeit, Geld und Nerven. Egal, ob Baustelle, Pflegeeinrichtungen oder Zentraleinkauf: Standardisierte Listen bringen Struktur in den Alltag und verhindern typische Fehler im Beschaffungsprozess. Die Vorteile im Überblick
Weniger Fehler: Durch klare Strukturen und geprüfte Sortimente
Mehr Effizienz: Schnellere Bestellungen, weniger Rückfragen
Standardisierung: Einheitliche Artikel über alle Standorte hinweg
Kostentransparenz: Leichtere Auswertung und Ausgabenkontrolle
Zufriedene Mitarbeitende: Weil die Ausstattung einfach funktioniert und direkt komplett vorhanden ist
Wie SupplyCommerce die Erstellung von Artikel-Sets ermöglicht
SupplyCommerce bietet alle Werkzeuge, um solche Listen einfach zu erstellen und zu verwalten. Dazu zählen unter anderem:
Zentrale Pflege: Einkaufsverantwortliche legen Artikellisten einmal an und können sie jederzeit anpassen.
Rollenbasiert: Listen lassen sich bestimmten Teams, Standorten oder Rollen zuordnen
Freigabe & Budgets: Auf Wunsch können Genehmigungen oder Budgetgrenzen hinterlegt werden.
Wiederverwendung: Bestehende Listen können kopiert und für andere Einsatzbereiche angepasst werden
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