5 typische Fehler im internen Einkauf – und wie digitale Tools sie vermeiden

Viele Unternehmen wissen, dass sie innerhalb ihrer internen Beschaffungsprozesse unnötige Kosten verursachen – aber selten, wo genau die Probleme liegen. Zwischen Excel-Listen, E-Mails, fehlenden Freigaben und Bestellung auf Zuruf entstehen täglich kleine Reibungsverluste, die sich zu echten Kostentreibern und Ressourcenfresser summieren. Digitale Beschaffungslösungen können hier Abhilfe schaffen, ohne interne Abläufe komplett zu verändern.

Im folgenden Beitrag finden Sie fünf typische Fehler, die in internen Beschaffungsprozessen häufig vorkommen – und Lösungsansätze, wie man sie mit einem modernen, digitalen Ansatz sehr einfach vermeiden kann.

Fehler 1: Fehlende Transparenz über Bestellungen

• Das Problem: Fehlender Überblick. Ein Paket kommt in der Zentrale an aber niemand weiß, was bestellt wurde, von wem oder für welchen Standort. Freigaben laufen mal über E-Mail, mal über Telefon und die Budgetgrenzen sind unklar.

• Mögliche Folgen: Doppelt bestellte Artikel, nicht abgeholte Ware, falsche Mengen und unnötige Diskussionen über Kostenstellen.

• Die digitale Lösung: Ein zentrales System für alle Beschaffungen schafft Transparenz. Es beinhaltet klare Freigabeprozesse, Budgetübersichten und Reportings. Jeder sieht, wer was bestellt wurde und auch die Buchhaltung hat einen direkten Überblick.

Fehler 2: Medienbrüche und manuelle Prozesse

• Das Problem: Formulare, E-Mail-Anhänge, Telefonbestellungen oder auf Zuruf. Jede Abteilung arbeitet anders.

• Mögliche Folgen: Zeitverlust, Übertragungsfehler und Frust im Einkauf und der Buchhaltung.

• Die digitale Lösung: Wenn Bedarfsmeldung, Freigaben und Bestellungen über denselben Kanal laufen, werden Abläufe einfacher, schneller und nachvollziehbar.

Fehler 3: Fehlende Standardisierung im Sortiment

• Das Problem: Jede Abteilung bestellt nach eigenem Geschmack – hauptsache, es funktioniert und geht schnell.

• Mögliche Folgen: Unterschiedliche Lieferanten, schwankende Preise und fehlende Qualitätsstandards.

• Die digitale Lösung: Einheitliche Sortimente und definierte Artikel erleichtern die Kontrolle, sorgen für bessere Einkaufskonditionen und vereinfachen Nachbestellungen.

Fehler 4: Unklare Verantwortlichkeiten

• Das Problem: Es ist nicht klar, wer eigentlich Arbeitsmaterial oder Arbeitsbekleidung bestellen darf und bis zu welcher Budgetgrenze. Wer gibt den Beitrag frei und wer muss über die Bestellung informiert werden?

• Mögliche Folgen: Endlose Freigabeschleifen, unautorisierte Bestellungen oder Budgetüberschreitungen.

• Die digitale Lösung: Rollen- und Rechtekonzepte schaffen Klarheit. Freigaben laufen automatisch, Budgets werden eingehalten und Verantwortlichkeiten bleiben transparent.

Fehler 5: Fehlende Datengrundlage für Entscheidungen

• Das Problem: Viele Unternehmen sehen nur die Gesamtsumme ihrer Beschaffung, nicht aber, wo Kosten entstehen.

• Mögliche Folgen: Fehlende Argumente für Verhandlungen oder Prozessverbesserungen.

• Die digitale Lösung: Eine strukturierte Datengrundlage macht sichtbar, welche Standorte effizient arbeiten, wo Einsparpotenziale liegen – und wie sich Prozesse langfristig verbessern lassen.

Fazit: Digitalisierung, die im Alltag funktioniert

Ein digitaler interner Beschaffungsprozess bedeutet nicht „Hightech um jeden Preis“, sondern vor allem: Klarheit, Kontrolle und Entlastung. Gerade Unternehmen mit vielen Standorten oder dezentralen Teams profitieren von pragmatischen Lösungen, die den Alltag vereinfachen.

Unsere SaaS-Lösung SupplyCommerce wurde genau dafür entwickelt: Eine einfache, zentrale Plattform, mit der Unternehmen ihren internen Einkauf strukturieren, Budgets steuern und Bestellungen transparent abbilden können – ohne komplizierte ERP-Integration oder wochenlange Schulungen. Kurz gesagt: Digitalisierung, die funktioniert – inbesondere im stressigen Arbeitsalltag.

Wenn auch Sie Ihre interne Beschaffung digitalisieren möchten, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf . Gemeinsam finden wir heraus, wie SupplyCommerce Ihren Einkauf einfacher machen kann. Wir freuen uns auf den Austausch!