Digitale Beschaffung im Bau: Mehr Überblick, weniger Aufwand

Interne Bestellungen laufen im Bau oft nebenbei: ein Anruf hier, eine Mail dort, zwischendrin noch eine WhatsApp. Was schnell wirken soll, endet nicht selten im Durcheinander – falsche Lieferadressen, fehlende Transparenz, Rechnungen ohne Bezug zum Projekt. Am Ende fehlt Zeit, Übersicht und Kostenkontrolle.

Doch es geht auch anders: Mit digitaler Beschaffung gewinnen Bauunternehmen Klarheit über alle Bestellungen – ohne, dass dafür eine eigene IT-Abteilung nötig ist.

Interner Einkauf im Bau: Alltag zwischen Baustellen

Ein Bauleiter ist ständig unterwegs, oft zwischen mehreren Baustellen. Fehlt etwas, greift er zum Handy und ruft direkt beim Händler an. Klingt pragmatisch, doch die Folgen kennt jede Einkaufsleitung: Bestellungen tauchen erst Wochen später auf, wenn die Rechnung kommt. Bis dahin fehlt jede Übersicht über Budgets und Bedarfe.

Typische Beispiele: Helme, Sicherheitsschuhe, Handschuhe oder Arbeitskleidung. Solche unkoordinierten Einzelbestellungen werden im Einkauf auch als Maverick Buying bezeichnet – sie umgehen zentrale Prozesse und erschweren die Kostenkontrolle.

Noch komplizierter wird es, wenn Lieferungen an die falsche Adresse gehen oder Materialien doppelt bestellt werden.

Interner Shop statt Zettel und Telefon

Mit einem internen Bestellsystem sieht der Ablauf ganz anders aus:

• Der Bauleiter loggt sich mobil ein, sucht im vordefinierten Sortiment das passende Material – zum Beispiel einen Helm oder Werkzeug – und ordnet die Bestellung direkt seiner Baustelle zu.#

• Noch besser: Auch der Mitarbeitende auf der Baustelle kann die Bestellung selbst anlegen. Der Bauleiter oder die Einkaufsleitung prüft sie anschließend und gibt sie mit einem Klick frei.

• Die Einkaufsleitung sieht die Bestellung sofort, kann das Budget prüfen und mit einem Klick freigeben.

• Die Daten fließen automatisch in die Buchhaltung.

Das Ganze passiert ohne Umwege, nachvollziehbar und deutlich schneller. Für den Bauleiter und seine Mitarbeitenden bleibt es so einfach wie ein Onlinekauf – für die Einkaufsleitung entsteht endlich Klarheit.

Warum gerade Bauunternehmen profitieren

Bauprojekte sind dynamisch: Standorte wechseln, Bedarfe ändern sich kurzfristig, Lieferadressen variieren. Genau hier spielt digitale Beschaffung ihre Stärken aus.

• Materialien landen zuverlässig auf der richtigen Baustelle.

• Budgets bleiben transparent – auch wenn mehrere Projekte parallel laufen.

• Nachbestellungen lassen sich einfach prüfen, Doppelkäufe vermeiden.

So wird aus spontanen Bestellungen ein klarer, strukturierter Prozess, ohne dass Bauleiter:innen oder Verwaltung mit zusätzlichem Aufwand belastet werden.

Umsetzung ohne eigene IT-Abteilung

Viele Unternehmen befürchten einen hohen IT-Aufwand bei der Einrichtung von digitalen Beschaffungslösungen. In der Praxis ist es jedoch genau umgekehrt: Moderne SaaS-Lösungen wie SupplyCommerce lassen sich in wenigen Tagen starten, ohne dass eine eigene IT-Abteilung nötig ist.

Der entscheidende Vorteil: Der interne Einkauf wird so abgebildet, wie er im Bau-Alltag wirklich funktioniert – mit klaren Budgets, einfachen Freigaben und einer Oberfläche, die jeder sofort versteht.

Bauunternehmen setzen auf digitale Beschaffung

Ob große Baustelle oder mittelständisches Bauunternehmen – eine digitale Beschaffungslösung bringt Ordnung in Abläufe, die bisher von Telefonaten, Zetteln und Excel-Listen bestimmt waren.

Wenn Bestellungen wie Helme oder Sicherheitsschuhe direkt von der Baustelle eindeutig zugeordnet, geprüft und dokumentiert werden, sparen Unternehmen Zeit, vermeiden Fehler und behalten ihre Kosten im Blick.

Neugierig geworden?

Wenn auch Sie Ihre interne Beschaffung digitalisieren möchten, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf. Gemeinsam finden wir heraus, wie SupplyCommerce Ihren Einkauf einfacher machen kann. Wir freuen uns auf den Austausch!